Zasadą jest podejmowanie uchwał wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na Zgromadzeniu Wspólników. Kodeks spółek handlowych dopuszcza jednak możliwość powzięcia uchwały bez odbycia zgromadzenia. Zgodnie z art. 227 § 2 k.s.h. jest to możliwe, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na treść uchwały, która ma zostać podjęta, albo zgodę na głosowanie pisemne.
Są to dwa odrębne tryby. W pierwszym wszyscy wspólnicy muszą zaakceptować treść konkretnej uchwały. W drugim jednomyślność jest wymagana jedynie w zakresie zgody na przeprowadzenie głosowania pisemnego. Sama uchwała jest następnie podejmowana większością głosów wymaganą przez ustawę lub umowę spółki. Wspólnik może zatem wyrazić zgodę na głosowanie pisemne, a następnie zagłosować przeciwko uchwale. Tryb pisemny może być stosowany w wielu sprawach dotyczących funkcjonowania spółki. Okoliczność, że przepisy wymagają podjęcia uchwały wspólników, nie przesądza sama w sobie o konieczności odbycia Zgromadzenia Wspólników.
Nie każda uchwała może jednak zostać podjęta poza zgromadzeniem. Znaczenie ma przede wszystkim treść przepisu stanowiącego podstawę jej podjęcia, w szczególności to, czy ustawodawca wymaga „uchwały wspólników”, czy wyraźnie „uchwały zgromadzenia wspólników”. Przykładem jest art. 210 § 1 k.s.h., regulujący reprezentację spółki w umowie pomiędzy spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim. Pełnomocnik reprezentujący spółkę jest w takim przypadku powoływany uchwałą Zgromadzenia Wspólników.
Przeszkodą w zastosowaniu trybu pisemnego może być również obowiązek przeprowadzenia głosowania tajnego. Zgodnie z art. 247 § 2 k.s.h. głosowanie tajne przeprowadza się m.in. przy wyborach, odwoływaniu członków organów oraz w innych sprawach osobowych. W takich przypadkach możliwość zastosowania zwykłego głosowania pisemnego jest ograniczona.
Trybu pisemnego nie należy również utożsamiać ze Zgromadzeniem Wspólników odbywanym bez formalnego zwołania. Na podstawie art. 240 k.s.h. uchwały mogą zostać podjęte mimo braku formalnego zwołania zgromadzenia, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt z obecnych nie zgłasza sprzeciwu. Nadal jednak mamy do czynienia ze Zgromadzeniem Wspólników, a nie z pisemnym trybem podejmowania uchwał.
Przed zastosowaniem trybu pisemnego należy więc przeanalizować zarówno właściwe przepisy k.s.h., jak i umowę konkretnej spółki. Istotna jest podstawa prawna uchwały, wymagana forma oraz zasady głosowania. Odpowiednio skonstruowana umowa spółki może przy tym ograniczyć liczbę przypadków wymagających formalnego zwoływania Zgromadzenia Wspólników i usprawnić proces podejmowania decyzji przez wspólników.