Forma dokumentowa pojawiła się w kodeksie cywilnym już 8 lat temu (wprowadzona została nowelizacją z dnia 10 lipca 2015 roku, która obowiązuje od 8 września 2016 roku). Bywa ona określana „najniższą formą czynności prawnej” z tego względu, że nie wymaga ani złożenia własnoręcznego podpisu, ani podpisu elektronicznego. Wprowadzono ją ze względu na to między innymi, że dosyć powszechnie występowała w obrocie.
Jaka regulacja odnosi się do tej formy czynności prawnej?
Pojęciem formy dokumentowej posługuje się art. 772 k.c., z którego wynika, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Natomiast zgodnie z art. 773 k.c. dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokument nie musi zatem mieć formy pisemnej. Treść dokumentu może być ujawniona nie tylko znakami graficznymi, ale także dźwiękiem i obrazem, a ich nośnikiem może być nie tylko papier, ale np. nośnik elektroniczny.
Utrwalenie treści może odbywać się za pomocą dowolnego środka – komputera, długopisu, czy telefonu komórkowego. W orzecznictwie wskazuje się, że „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nieistotnym elementem jest substrat, na którym informacja została ulokowana (papier, skóra, drewno, metal, dysk komputerowy, karty pamięci, pendrive, urządzenia umożliwiające nagranie i odtworzenie głosu itp.) – tak wyrok SA w Poznaniu z dnia 22 lutego 2022 r., I AGa 323/20). Podkreśla się przy tym, że oświadczenie w formie dokumentowej nie wymaga podpisu, a jedynie „musi być złożone w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Oznacza to, że musi być wiadomo od kogo oświadczenie pochodzi lub musi istnieć możliwość takiego ustalenia” (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 15 grudnia 2021 r., II SA/Go 950/21). Ustalenie autora oświadczenia może nastąpić na podstawie wskazania jego danych na przykład na końcu wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną czy w sms-ie. W praktyce formą dokumentową jest wiadomość wysłana pocztą elektroniczną, wiadomość głosowa, czy film.
Jakie skutki wywołuje zastrzeżenie formy dokumentowej?
Forma dokumentowa może być zastrzeżona dla celów dowodowych (ad probationem), dla wywołania określonych skutków prawnych (ad eventum), a także pod rygorem nieważności (ad solemnitatem). Co do zasady forma dokumentowa zastrzeżona jest dla celów dowodowych (art. 74 § 1 k.c.)
Na koniec warto wspomnieć o treści art. 77 § 2 k.c., z którego wynika, że jeśli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę. Niewątpliwie przepis ten ułatwia działanie w obrocie.
Przygotowując umowy warto pamiętać o tej formie czynności prawnej i zwłaszcza między przedsiębiorcami oszczędniej posługiwać się formą pisemną, która częściej bywa zastępowana wymianą korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.