Współczesny obrót gospodarczy w coraz mniejszym stopniu opiera się na tradycyjnej wymianie papierowych dokumentów. Uzgodnienia pomiędzy kontrahentami zapadają często w korespondencji przesyłanej pocztą elektroniczną, za pośrednictwem komunikatorów, w elektronicznych systemach obsługi zamówień albo poprzez przesyłanie skanów dokumentów. W praktyce wielu przedsiębiorców intuicyjnie posługuje się takimi rozwiązaniami, nie zawsze mając świadomość, że część z nich może odpowiadać jednej z ustawowych form czynności prawnych, jaką jest forma dokumentowa.
Spis treści
Czym jest forma dokumentowa?
Forma dokumentowa została uregulowana w art. 77² Kodeksu cywilnego. Do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób pozwalający ustalić osobę składającą to oświadczenie. Pojęcie dokumentu należy przy tym rozumieć szeroko. Zgodnie z art. 77³ Kodeksu cywilnego dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nie musi być nim zatem wyłącznie kartka papieru opatrzona podpisem. Dokumentem może być również wiadomość elektroniczna, plik PDF, SMS, wiadomość przesłana przez komunikator internetowy, nagranie albo inny zapis pozwalający odtworzyć treść oświadczenia.
Brak podpisu nie zawsze oznacza brak skuteczności
Istota formy dokumentowej polega na tym, że ustawodawca odszedł od wymogu własnoręcznego podpisu, charakterystycznego dla formy pisemnej. Dla zachowania formy dokumentowej kluczowe jest utrwalenie treści oświadczenia oraz możliwość identyfikacji osoby, która je złożyła. W praktyce oznacza to, że wiadomość wysłana z firmowego adresu e-mail, zawierająca jednoznaczne oświadczenie dotyczące zawarcia umowy, zmiany terminu wykonania świadczenia, akceptacji oferty czy potwierdzenia warunków współpracy, może spełniać wymagania formy dokumentowej.
Forma dokumentowa a forma pisemna i elektroniczna
Nie należy utożsamiać formy dokumentowej z formą pisemną ani z formą elektroniczną w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Forma pisemna wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Forma elektroniczna wymaga natomiast opatrzenia oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a dopiero tak złożone oświadczenie jest równoważne formie pisemnej. Podpis zaufany, potocznie nadal często określany jako podpis ePUAP, co do zasady pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie, dlatego dokument nim podpisany spełnia wymagania formy dokumentowej. Nie oznacza to jednak automatycznie, że w relacjach cywilnoprawnych pomiędzy przedsiębiorcami lub osobami prywatnymi zastępuje on podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Znaczenie dowodowe formy dokumentowej
Znaczenie formy dokumentowej jest szczególnie widoczne w sporach gospodarczych. Niejednokrotnie problemem nie jest samo istnienie uzgodnień pomiędzy stronami, lecz możliwość wykazania ich treści. Jeżeli strony ustnie zmieniają termin wykonania umowy, uzgadniają dodatkowe wynagrodzenie albo modyfikują zakres świadczenia, a następnie nie utrwalają tych ustaleń choćby w wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną, ryzyko dowodowe wzrasta. Korespondencja potwierdzająca ustalenia może w przyszłości mieć zasadnicze znaczenie dla ochrony interesów przedsiębiorcy.
Kiedy forma dokumentowa nie wystarczy?
Forma dokumentowa nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Nie zastąpi aktu notarialnego, formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi ani zwykłej formy pisemnej lub elektronicznej. Jest to szczególne istone zwłaszcza, gdy formę pisemną zastrzeżono pod rygorem nieważności. Z tego względu każdorazowo należy ocenić, czy dla danej czynności prawnej wystarczające będzie utrwalenie oświadczenia w postaci dokumentowej, czy też konieczne jest zachowanie dalej idących wymogów formalnych.
Podsumowanie
Z perspektywy przedsiębiorcy forma dokumentowa jest użytecznym narzędziem porządkującym codzienny obrót. Pozwala sprawnie zawierać i modyfikować ustalenia, a jednocześnie zwiększa bezpieczeństwo dowodowe stron. Warunkiem jej skutecznego wykorzystania jest jednak świadome dokumentowanie istotnych uzgodnień oraz zachowanie ostrożności tam, gdzie przepisy prawa lub postanowienia umowy wymagają bardziej sformalizowanej postaci oświadczenia woli.