Reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy zawieraniu umów z członkami zarządu od lat budzi praktyczne wątpliwości, zwłaszcza gdy przedmiotem czynności jest sprzedaż nieruchomości. Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie art. 210 § 1 k.s.h., który przewiduje konieczność ustanowienia przez zgromadzenie wspólników pełnomocnika do zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu. W praktyce przedsiębiorców pojawia się jednak pytanie, czy uchwała powołująca takiego pełnomocnika musi być sporządzona w formie aktu notarialnego, skoro sama umowa sprzedaży nieruchomości wymaga tej formy pod rygorem nieważności.
Wątpliwości te zostały jednoznacznie rozstrzygnięte przez Sąd Najwyższy w wyroku z 15 czerwca 2012 r., II CSK 217/11. Sąd stwierdził w nim, że uchwała wspólników udzielająca pełnomocnictwa na podstawie art. 210 § 1 k.s.h. nie wymaga zachowania formy aktu notarialnego, nawet jeżeli pełnomocnik ma zawrzeć umowę sprzedaży nieruchomości. Uchwała powinna zostać sporządzona w zwykłej formie pisemnej, zgodnie z zasadą wynikającą z art. 248 § 1 k.s.h. Sąd Najwyższy wyraźnie podkreślił, że tryb i forma podejmowania uchwał zgromadzenia wspólników są kompleksowo i wyczerpująco uregulowane w kodeksie spółek handlowych. Oznacza to, że przepisy kodeksu cywilnego dotyczące formy pełnomocnictw, w tym art. 99 § 1 k.c., nie znajdują zastosowania do czynności korporacyjnych takich jak ustanowienie pełnomocnika na podstawie art. 210 k.s.h. Ustawodawca wskazuje wprost przypadki, w których uchwała zgromadzenia wspólników musi być protokołowana przez notariusza (np. zmiana umowy spółki), a skoro powołanie pełnomocnika nie zostało do nich zaliczone, nie można tego wymogu rozszerzać w drodze wykładni.
Warto zaznaczyć, że orzeczenie to zamyka długoletni spór interpretacyjny, w którym część przedstawicieli doktryny i sądów niższych instancji przyjmowała, iż pełnomocnictwo musi odpowiadać formie czynności prawnej, jaką ma wywołać, a więc w przypadku zbycia nieruchomości powinno być udzielone w formie aktu notarialnego. Sąd Najwyższy trafnie jednak wskazał, że uchwała zgromadzenia wspólników nie jest oświadczeniem woli spółki składanym wobec osób trzecich, lecz aktem korporacyjnym o charakterze organizacyjnym, do którego przepisy o pełnomocnictwie w rozumieniu prawa cywilnego stosuje się jedynie odpowiednio i w zakresie, w którym nie pozostaje to w sprzeczności z regulacjami k.s.h.
Z punktu widzenia praktyki przedsiębiorców oznacza to, że procedura powołania pełnomocnika do reprezentacji spółki w umowie z członkiem zarządu pozostaje stosunkowo prosta. Uchwała musi zostać podjęta zgodnie z zasadami obowiązującymi w spółce, przy dochowaniu wymogów formalnych związanych z jej zwołaniem i przeprowadzeniem głosowania. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, że jest to tzw. „sprawa osobowa”, w której głosowanie powinno odbywać się w sposób tajny. Samo umocowanie powinno zostać skonstruowane w sposób precyzyjny, obejmując zakres czynności, warunki ekonomiczne oraz ewentualne ograniczenia, tak aby nie budziło wątpliwości co do kompetencji pełnomocnika przy podpisywaniu aktu notarialnego sprzedaży.
Podsumowując, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością planujące transakcje z udziałem członków zarządu – zwłaszcza dotyczące nieruchomości – mogą działać w oparciu o zasady potwierdzone w orzeczeniu Sądu Najwyższego. Udzielenie pełnomocnictwa na podstawie art. 210 k.s.h. nie wymaga formy aktu notarialnego, a zatem nie generuje dodatkowych kosztów ani obowiązków formalnych. Niezmiennie jednak kluczowe jest prawidłowe przygotowanie uchwały oraz staranne określenie zakresu umocowania, ponieważ ewentualne uchybienia w tym zakresie mogą prowadzić do istotnych komplikacji prawnych na etapie samej transakcji.