Udział w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednym z podstawowych sposobów wykonywania praw korporacyjnych wspólnika. To właśnie podczas zgromadzenia podejmowane są często decyzje mające zasadnicze znaczenie dla funkcjonowania spółki, a więc dotyczące m.in. powoływania i odwoływania członków zarządu, podziału zysku, podwyższenia kapitału zakładowego czy zmiany umowy spółki. Wspólnik nie zawsze jednak musi uczestniczyć w zgromadzeniu osobiście. Co do zasady może ustanowić pełnomocnika, który będzie reprezentował go podczas obrad i wykonywał przysługujące mu prawo głosu.
Podstawę prawną stanowi art. 243 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym, jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. Oznacza to, że reprezentowanie wspólnika przez pełnomocnika jest rozwiązaniem przewidzianym wprost przez ustawę, a nie jedynie praktyką dopuszczaną przez spółki.
Spis treści
Jaką formę powinno mieć pełnomocnictwo na zgromadzenie wspólników?
Obecnie art. 243 § 2 k.s.h. przewiduje jednoznacznie, że pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności, a jego kopię dołącza się do księgi protokołów.
Wymóg formy pisemnej ma istotne znaczenie praktyczne. Sam e-mail, wiadomość SMS czy przesłanie informacji o ustanowieniu pełnomocnika za pomocą komunikatora nie spełnia obecnie wymogów przewidzianych w art. 243 § 2 k.s.h. Forma pisemna wymaga co do zasady złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie albo zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który jest równoważny formie pisemnej.
Przed zgromadzeniem warto również sprawdzić umowę spółki. Art. 243 § 1 k.s.h. pozwala bowiem na wprowadzenie w niej określonych ograniczeń dotyczących udziału przez pełnomocnika. Orzecznictwo wskazuje jednak, że niedopuszczalne byłoby całkowite wyłączenie możliwości reprezentowania wspólnika przez pełnomocnika. Takie stanowisko wyraził m.in. Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 6 czerwca 2013 r., sygn. I ACa 225/13.
Co powinno znaleźć się w pełnomocnictwie?
Kodeks spółek handlowych nie przewiduje szczegółowego wzoru pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników. Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego dokument powinien jednak pozwalać na jednoznaczne ustalenie, kto udziela pełnomocnictwa, komu jest ono udzielane oraz jaki jest zakres umocowania.
W pełnomocnictwie warto zatem dokładnie oznaczyć wspólnika i pełnomocnika, wskazać spółkę, której zgromadzenie dotyczy, oraz określić, czy pełnomocnictwo obejmuje jedno konkretne zgromadzenie, czy też zostało udzielone w szerszym zakresie. Jeżeli dotyczy konkretnego zgromadzenia można wskazać jego datę.
Szczególnie istotne jest prawidłowe określenie zakresu umocowania. W praktyce pełnomocnictwo powinno wyraźnie upoważniać zarówno do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników, jak i do wykonywania prawa głosu z udziałów należących do wspólnika. W zależności od potrzeb można rozszerzyć jego treść również o uprawnienie do składania wniosków, oświadczeń i sprzeciwów, żądania ich zaprotokołowania, podpisania listy obecności czy wykonywania innych praw korporacyjnych związanych z przebiegiem zgromadzenia.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku zgromadzeń, na których mają być podejmowane uchwały mogące w przyszłości zostać zaskarżone. Dla zachowania legitymacji do wniesienia powództwa o uchylenie albo stwierdzenie nieważności uchwały może być istotne nie tylko oddanie głosu przeciwko uchwale, ale również prawidłowe zgłoszenie sprzeciwu po jej podjęciu. Zakres pełnomocnictwa powinien więc odpowiadać rzeczywistemu celowi udziału pełnomocnika w zgromadzeniu.
Nie zawsze bezpieczne jest posługiwanie się bardzo ogólnym, jednozdaniowym pełnomocnictwem. Szczególnie w przypadku konfliktu między wspólnikami należy wcześniej przeanalizować porządek obrad oraz planowane uchwały i dopiero na tej podstawie określić zakres uprawnień pełnomocnika.
Czy pełnomocnictwo musi mieć formę aktu notarialnego, jeżeli zgromadzenie jest protokołowane przez notariusza?
To jedno z częściej pojawiających się pytań praktycznych.
Niektóre uchwały zgromadzenia wspólników wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Najczęściej dotyczy to uchwał powodujących zmianę umowy spółki. Nie oznacza to jednak, że pełnomocnictwo wspólnika uczestniczącego w takim zgromadzeniu również musi zostać udzielone w formie aktu notarialnego.
Co do zasady wystarczająca pozostaje zwykła forma pisemna przewidziana w art. 243 § 2 k.s.h.
Wymóg notarialnego protokołowania uchwały oraz wymóg dotyczący formy pełnomocnictwa są bowiem odrębnymi kwestiami. Sam fakt, że określona uchwała zostanie umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza, nie powoduje automatycznie konieczności udzielenia pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego ani z podpisem notarialnie poświadczonym. Takie stanowisko jest przyjmowane również w praktyce dotyczącej stosowania art. 243 k.s.h.
Ma to znaczenie przede wszystkim przy zmianach umowy spółki, podwyższeniu kapitału zakładowego czy innych uchwałach wymagających udziału notariusza. Wspólnik przebywający poza miejscem zgromadzenia nie musi tylko z tego powodu udawać się do notariusza w celu udzielenia pełnomocnictwa.
Nie wyklucza to oczywiście możliwości sporządzenia pełnomocnictwa w formie notarialnej, jeżeli wspólnik chce zastosować formę bardziej rygorystyczną albo wynika to z konkretnych postanowień umowy spółki.
Kto nie może być pełnomocnikiem wspólnika?
Przy wyborze pełnomocnika trzeba pamiętać o ograniczeniu wynikającym bezpośrednio z art. 243 § 3 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem członek zarządu oraz pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.
W praktyce jest to istotne zwłaszcza w niewielkich spółkach rodzinnych lub właścicielskich, w których naturalnym rozwiązaniem mogłoby wydawać się udzielenie pełnomocnictwa jednemu z członków zarządu. Kodeks spółek handlowych wyraźnie jednak taką możliwość wyłącza.
Pełnomocnikiem może natomiast zostać m.in. inny wspólnik, osoba spoza spółki czy profesjonalny pełnomocnik, o ile w konkretnej sytuacji nie występuje inne ograniczenie wynikające z ustawy albo umowy spółki.
Czy pełnomocnik może głosować inaczej niż oczekuje wspólnik?
W praktyce wspólnik często przekazuje pełnomocnikowi również instrukcję dotyczącą sposobu głosowania nad poszczególnymi uchwałami. Należy jednak odróżnić sam zakres pełnomocnictwa od wewnętrznych instrukcji udzielanych pełnomocnikowi.
Jeżeli określone ograniczenia mają być skuteczne na zewnątrz i wpływać na zakres umocowania, powinny znaleźć odpowiednie odzwierciedlenie w treści dokumentu pełnomocnictwa. Samo przekazanie pełnomocnikowi odrębnej instrukcji dotyczącej sposobu głosowania jest przede wszystkim elementem relacji pomiędzy wspólnikiem a pełnomocnikiem. Na to rozróżnienie zwracano uwagę również w orzecznictwie dotyczącym wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu wspólników. Z tego względu przed udzieleniem pełnomocnictwa warto zastanowić się, czy pełnomocnik ma mieć swobodę podejmowania decyzji w trakcie zgromadzenia, czy też powinien działać wyłącznie w ściśle określonych granicach.
Kopia pełnomocnictwa powinna znaleźć się w księdze protokołów
Od 1 marca 2019 r. art. 243 § 2 k.s.h. nie wymaga już pozostawienia w spółce oryginału pełnomocnictwa. Do księgi protokołów dołącza się jego kopię.
Ma to znaczenie praktyczne szczególnie wtedy, gdy pełnomocnictwo zostało udzielone na więcej niż jedno zgromadzenie albo gdy wspólnik chce zachować oryginał dokumentu. Sam dokument powinien jednak zostać prawidłowo zweryfikowany przed dopuszczeniem pełnomocnika do udziału w zgromadzeniu.
Pełnomocnictwo na zgromadzenie wspólników – drobny dokument, istotne konsekwencje
Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników bywa traktowane jako stosunkowo prosty dokument. W wielu przypadkach rzeczywiście jego sporządzenie nie jest skomplikowane. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy pomiędzy wspólnikami istnieje konflikt, podejmowane uchwały prowadzą do zmiany struktury właścicielskiej spółki albo istnieje ryzyko ich późniejszego zaskarżenia.
W takich sytuacjach istotne jest nie tylko samo prawidłowe umocowanie pełnomocnika, ale również odpowiednie określenie jego kompetencji, przygotowanie sposobu głosowania, zgłoszenie ewentualnego sprzeciwu oraz prawidłowe udokumentowanie przebiegu zgromadzenia. Błąd popełniony na tym etapie może mieć znaczenie dla późniejszej możliwości kwestionowania uchwały przed sądem.
Przed udzieleniem pełnomocnictwa, jak i przed samym zgromadzeniem warto przeanalizować umowę spółki, porządek obrad oraz projekty uchwał. Dotyczy to szczególnie wspólników mniejszościowych, dla których prawidłowe wykonywanie uprawnień na zgromadzeniu może stanowić jeden z podstawowych instrumentów ochrony ich interesów.
Na marginesie warto również zwrócić uwagę na trwające prace legislacyjne. W 2026 r. przygotowano projekt nowelizacji Kodeksu spółek handlowych (Rządowy projekt nowelizacji numer UDER98 znajdziesz w bazie Sejmu RP) przewidujący zmianę art. 243 § 2 k.s.h. i umożliwienie udzielania pełnomocnictwa w formie dokumentowej, a więc np. za pomocą odpowiednio utrwalonej komunikacji elektronicznej. Według projektu umowa spółki mogłaby przy tym przewidywać surowsze wymagania. Na dzień publikacji niniejszego wpisu są to jednak rozwiązania projektowane. Obecnie obowiązująca regulacja nadal wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W naszej praktyce doradzamy zarówno spółkom przygotowującym zgromadzenia wspólników, jak i wspólnikom uczestniczącym w zgromadzeniach osobiście lub przez pełnomocników. Analizujemy projekty uchwał, przygotowujemy pełnomocnictwa i dokumentację korporacyjną oraz reprezentujemy wspólników w sporach dotyczących uchwał zgromadzenia wspólników.