Odejście pracownika, który przez dłuższy czas pozostawał w bezpośrednich relacjach z klientami, znał warunki handlowe, politykę cenową, strukturę rabatów oraz specyfikę współpracy z kontrahentami, może rodzić dla przedsiębiorcy istotne ryzyko. Kwestia ta staje się szczególnie istotna wtedy, gdy były pracownik podejmuje działalność konkurencyjną albo rozpoczyna współpracę z podmiotem działającym na tym samym rynku, a następnie część dotychczasowych klientów przedsiębiorcy rozpoczyna współpracę z nim.
Tego rodzaju sytuacje nie dotyczą wyłącznie dużych spółek czy rozbudowanych struktur sprzedażowych. Mogą pojawić się w każdej firmie, w której relacje z klientami są oparte na osobistym kontakcie z konkretnym pracownikiem. Dotyczy to w szczególności branży usługowej, handlowej, IT, doradczej, pośrednictwa czy działalności opartej na długoterminowej współpracy z ograniczoną grupą kluczowych kontrahentów.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy zasadnicze znaczenie ma przy tym odpowiednio wczesne zabezpieczenie swoich interesów.
Spis treści
Samo przejście klienta do byłego pracownika nie zawsze jest bezprawne
Na gruncie obowiązujących przepisów nie można przyjąć, że każdy przypadek podjęcia współpracy przez byłego pracownika z dotychczasowym klientem pracodawcy stanowi naruszenie prawa.
Klient ma co do zasady swobodę wyboru kontrahenta, a były pracownik może korzystać z nabytego doświadczenia, wiedzy zawodowej oraz własnych umiejętności. Ocenie prawnej podlega natomiast sposób pozyskania klienta oraz środki wykorzystane w tym celu.
Granica dozwolonej konkurencji może zostać przekroczona w szczególności wtedy, gdy były pracownik wykorzystuje informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, narusza obowiązujący go zakaz konkurencji albo podejmuje działania mogące zostać zakwalifikowane jako czyn nieuczciwej konkurencji.
W ewentualnym sporze samo wykazanie, że klient zakończył współpracę z przedsiębiorcą i rozpoczął ją z byłym pracownikiem, może okazać się niewystarczające. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, w jaki sposób doszło do zmiany kontrahenta i czy były pracownik posłużył się przy tym informacjami, których nie powinien wykorzystywać.
Baza klientów jako tajemnica przedsiębiorstwa
Jednym z podstawowych instrumentów ochrony interesów przedsiębiorcy jest ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 tej ustawy ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji.
W praktyce tajemnicą przedsiębiorstwa mogą być nie tylko informacje techniczne czy technologiczne. Ochroną mogą zostać objęte również informacje o charakterze handlowym, w tym w szczególności bazy klientów, dane osób kontaktowych, historia współpracy, indywidualne warunki cenowe, udzielane rabaty, poziom marż, informacje o terminach odnowienia umów, zapotrzebowaniu klienta czy jego planach zakupowych.
Nie oznacza to jednak, że każda lista klientów automatycznie korzysta z ochrony prawnej.
Aby dana informacja mogła zostać zakwalifikowana jako tajemnica przedsiębiorstwa, musi posiadać wartość gospodarczą, nie może być powszechnie znana lub łatwo dostępna dla osób zwykle zajmujących się tego rodzaju informacjami, a przedsiębiorca powinien podjąć działania zmierzające do zachowania jej poufności.
Ten ostatni element ma istotne znaczenie praktyczne. W przypadku sporu przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że informacje dotyczące klientów rzeczywiście były traktowane jako poufne, a dostęp do nich był odpowiednio ograniczony.
Sama klauzula poufności może nie wystarczyć
Zabezpieczenie informacji istotnych z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa nie powinno ograniczać się wyłącznie do wprowadzenia do umowy ogólnego obowiązku zachowania poufności. Ważne jest, aby dokumentacja pracownicza oraz przyjęte w przedsiębiorstwie procedury odpowiadały rzeczywistemu sposobowi ochrony informacji. W umowach warto precyzyjnie określić kategorie danych objętych poufnością. Jednocześnie dostęp do baz klientów czy dokumentacji handlowej powinien być przyznawany adekwatnie do zakresu obowiązków danego pracownika. Znaczenie ma również sposób przechowywania dokumentów, możliwość kopiowania danych, zasady korzystania ze sprzętu służbowego oraz procedury obowiązujące przy zakończeniu zatrudnienia. W praktyce warto także zadbać o formalne potwierdzenie zwrotu sprzętu, dokumentów i nośników danych oraz o odebranie dostępu do systemów informatycznych bezpośrednio po ustaniu stosunku pracy.
Im bardziej konsekwentnie przedsiębiorca chroni określone informacje, tym silniejsza jest jego pozycja w razie późniejszego sporu dotyczącego ich bezprawnego wykorzystania.
Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia
W odniesieniu do pracowników mających dostęp do szczególnie istotnych informacji przedsiębiorca może rozważyć zawarcie umowy o zakazie konkurencji obowiązującym po zakończeniu stosunku pracy. Podstawę prawną stanowi art. 101² Kodeksu pracy. Tego rodzaju umowa może zostać zawarta z pracownikiem mającym dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Umowa powinna określać okres obowiązywania zakazu oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi. Odszkodowanie nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu. Zakaz konkurencji nie powinien jednak być formułowany nadmiernie szeroko. Jego zakres powinien odpowiadać rzeczywistemu interesowi pracodawcy i rodzajowi informacji, do których pracownik posiadał dostęp.
W praktyce należy precyzyjnie określić, jaka działalność będzie uznawana za konkurencyjną, na jakim obszarze oraz przez jaki okres zakaz będzie obowiązywał. Błędnie skonstruowane postanowienia mogą ograniczyć skuteczność takiego zabezpieczenia.
Czy można zakazać kontaktowania się z klientami?
Przedsiębiorcy często rozważają również wprowadzenie postanowień zakazujących byłemu pracownikowi kontaktowania się z określonymi klientami lub nakłaniania ich do zakończenia dotychczasowej współpracy.
Takie klauzule mogą stanowić dodatkowy element ochrony, jednak powinny być przygotowane z dużą ostrożnością. Jeżeli w praktyce prowadzą do daleko idącego ograniczenia możliwości wykonywania działalności zawodowej, mogą być oceniane podobnie jak zakaz konkurencji.
Znacznie bezpieczniejsze jest precyzyjne określenie, jakiego rodzaju działania są niedopuszczalne, zamiast formułowania ogólnego i bardzo szerokiego zakazu kontaktu z klientami.
Nakłanianie klienta do rozwiązania umowy
Ochronę przedsiębiorcy przewiduje również art. 12 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Czynem nieuczciwej konkurencji może być nakłanianie klientów przedsiębiorcy do rozwiązania z nim umowy albo do jej niewykonania lub nienależytego wykonania, jeżeli działanie takie jest podejmowane w celu przysporzenia korzyści sobie lub osobie trzeciej albo wyrządzenia szkody przedsiębiorcy.
Nie każde skierowanie konkurencyjnej oferty do klienta będzie jednak automatycznie wypełniało przesłanki zastosowania tego przepisu. Znaczenie mają konkretne okoliczności sprawy: sposób nawiązania kontaktu, treść komunikacji, moment jej podjęcia, wykorzystanie informacji pozyskanych u poprzedniego pracodawcy oraz ewentualne działania zmierzające do przerwania istniejącego stosunku umownego.
Jakie roszczenia przysługują przedsiębiorcy?
Jeżeli działania byłego pracownika stanowią czyn nieuczciwej konkurencji, przedsiębiorca może skorzystać z roszczeń przewidzianych w art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W zależności od okoliczności może żądać między innymi zaniechania niedozwolonych działań, usunięcia ich skutków, naprawienia wyrządzonej szkody czy wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści.
Odpowiedzialność byłego pracownika może również wynikać z naruszenia umowy o zakazie konkurencji albo obowiązków dotyczących zachowania poufności. W tego rodzaju sprawach zasadnicze znaczenie ma jednak materiał dowodowy. Warto zabezpieczyć korespondencję, historię dostępu do systemów, informacje o pobieraniu i kopiowaniu plików, wiadomości od klientów czy dokumentację wskazującą, w jaki sposób doszło do przejęcia konkretnej relacji handlowej.
Najskuteczniejsza ochrona ma charakter prewencyjny
W praktyce przedsiębiorcy często rozpoczynają analizę dostępnych środków prawnych dopiero w momencie, gdy kluczowy pracownik składa wypowiedzenie albo gdy pierwsi klienci informują o zakończeniu współpracy. Na tym etapie możliwości zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy są już jednak w znacznej części uzależnione od rozwiązań przyjętych wcześniej.
W związku z tym warto okresowo analizować umowy zawierane z pracownikami i współpracownikami mającymi dostęp do informacji istotnych dla działalności przedsiębiorstwa. Szczególnej oceny wymagają postanowienia dotyczące poufności, zakazu konkurencji, korzystania z danych klientów oraz procedur obowiązujących przy zakończeniu współpracy.
Przejęcie klientów przez byłego pracownika może wpłynąć na przychody przedsiębiorstwa, szczególnie jeżeli relacje handlowe koncentrują się wokół kilku kluczowych osób. Z tego względu ochrona bazy klientów, informacji handlowych i relacji z kontrahentami powinna stanowić istotny element działalności przedsiębiorcy.
W ramach obsługi przedsiębiorców analizujemy umowy z pracownikami i współpracownikami, przygotowujemy postanowienia dotyczące poufności i zakazu konkurencji oraz prowadzimy sprawy związane z naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa i czynami nieuczciwej konkurencji. Zachęcamy do kontaktu w tego typu sprawach.