Dobrze przygotowana umowa powinna ograniczać ryzyko prawne, porządkować zasady współpracy i zapewniać przedsiębiorcy możliwie skuteczną ochronę na wypadek sporu. Nie oznacza to jednak, że dokument sporządzony kilka lat temu — nawet przez doświadczonego prawnika — może być wykorzystywany bezterminowo i bez żadnych zmian.
Umowa nie funkcjonuje w oderwaniu od otoczenia prawnego i gospodarczego. Zmieniają się przepisy, pojawiają się nowe obowiązki przedsiębiorców, kształtuje się orzecznictwo sądów, a praktyka obrotu ujawnia problemy, których na etapie pierwotnego przygotowywania dokumentu nie dało się przewidzieć. Z tego względu regularna aktualizacja umów powinna stanowić jeden ze stałych elementów zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie.
Spis treści
Zmiana przepisów to nie jedyny powód aktualizacji umowy
Najbardziej oczywistą przyczyną konieczności zmiany umowy jest nowelizacja przepisów. W ostatnich latach przedsiębiorcy musieli dostosowywać dokumentację między innymi do zmian dotyczących ochrony danych osobowych, praw konsumentów, działalności prowadzonej drogą elektroniczną, cyberbezpieczeństwa, obowiązków informacyjnych, zasad wystawiania faktur czy prawa pracy.
Nie każda zmiana ustawy powoduje automatyczną nieważność dotychczasowej umowy, czy jej bezużyteczność. Często jednak sprawia, że jej postanowienia stają się nieaktualne, niepełne albo przestają odpowiadać obowiązkom ciążącym na przedsiębiorcy. Niekiedy problemem nie jest sama treść klauzuli, lecz brak regulacji, która wcześniej nie była wymagana albo nie miała istotnego znaczenia praktycznego.
Aktualizacja umowy nie powinna zatem polegać wyłącznie na sprawdzeniu, czy przywołane w niej przepisy nadal obowiązują. Konieczna jest ocena całego mechanizmu współpracy: sposobu zawierania i wykonywania umowy, obiegu dokumentów, komunikacji z klientem, zasad rozliczeń, odpowiedzialności stron, reklamacji, wypowiedzenia oraz zabezpieczenia poufnych informacji.
Znaczenie nowego orzecznictwa
Treść przepisów może pozostawać niezmieniona, podczas gdy sposób ich stosowania przez sądy ulega istotnej ewolucji. Nowe orzecznictwo może wpływać między innymi na ocenę skuteczności kar umownych, ograniczeń odpowiedzialności, klauzul wypowiedzenia, postanowień dotyczących siły wyższej, zasad reprezentacji, przeniesienia praw autorskich czy relacji z konsumentami.
Postanowienie, które kilka lat wcześniej było uznawane za bezpieczne i powszechnie stosowane, może obecnie budzić wątpliwości interpretacyjne albo nie zapewniać oczekiwanego poziomu ochrony. Dotyczy to szczególnie klauzul kopiowanych przez lata do kolejnych wersji umów bez ponownej analizy ich rzeczywistej skuteczności.
Prawidłowy audyt powinien zatem uwzględniać nie tylko aktualne brzmienie ustaw, ale również kierunek, w jakim rozwija się praktyka sądowa.
Doświadczenia praktyczne pokazują, czego brakuje w umowie
Nie wszystkie ryzyka można rozpoznać na etapie sporządzania pierwszej wersji dokumentu. Dopiero wykonywanie umowy ujawnia, które postanowienia są nieprecyzyjne, jakie sytuacje powtarzają się w relacjach z kontrahentami i na jakim tle najczęściej dochodzi do sporów.
Źródłem cennych informacji są zarówno doświadczenia przedsiębiorcy, jak i sprawy prowadzone przez kancelarię dla innych podmiotów z danej branży. Problemy z odbiorem usług, opóźnieniami, dodatkowymi kosztami, zmianą zakresu zamówienia, płatnościami, odpowiedzialnością podwykonawców czy rozwiązaniem współpracy często wskazują, jakie mechanizmy powinny zostać doprecyzowane.
Umowa powinna odpowiadać rzeczywistemu modelowi działalności przedsiębiorcy. Jeżeli zmienił się sposób świadczenia usług, grupa klientów, model sprzedaży, system rozliczeń, wykorzystywane technologie albo zakres korzystania z podwykonawców, konieczne może być zmodyfikowanie również dokumentacji kontraktowej.
Umowa z Internetu i wieloletni wzór to szczególne ryzyko
Przedsiębiorcy często posługują się jednym wzorem przez wiele lat, zmieniając jedynie dane kontrahenta, wynagrodzenie i przedmiot współpracy. Zdarza się również, że do profesjonalnie przygotowanej umowy stopniowo dopisywane są kolejne postanowienia zaczerpnięte z innych dokumentów lub znalezione w Internecie.
W efekcie powstaje dokument wewnętrznie niespójny, zawierający sprzeczne definicje, różne terminy, niekompatybilne zasady odpowiedzialności albo postanowienia niedostosowane do konkretnej działalności. Sama objętość umowy nie przesądza o jej jakości. Rozbudowany dokument może nadal nie regulować kwestii, które z perspektywy danego przedsiębiorcy mają kluczowe znaczenie.
Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do wzorów stosowanych w relacjach z konsumentami oraz przedsiębiorcami korzystającymi z uprawnień konsumenckich. W tym obszarze znaczenie mają nie tylko same postanowienia umowy, ale również regulaminy, formularze, komunikaty na stronie internetowej i sposób wykonywania obowiązków informacyjnych.
Jak często przeprowadzać audyt umów?
Naszym klientom rekomendujemy co do zasady przeprowadzanie audytu umów przynajmniej raz w roku. W niektórych branżach aktualizacja może być potrzebna częściej, zwłaszcza gdy przepisy dynamicznie się zmieniają, przedsiębiorca działa w sektorze regulowanym albo zawiera dużą liczbę umów z konsumentami.
Dodatkowy przegląd dokumentacji warto przeprowadzić również wtedy, gdy zmienia się model biznesowy, zakres świadczonych usług, sposób sprzedaży, grupa klientów, system rozliczeń lub struktura przedsiębiorstwa. Sygnałem do aktualizacji powinien być także każdy powtarzający się problem we współpracy z kontrahentami.
Audyt nie zawsze musi prowadzić do przygotowania całkowicie nowej umowy. Czasami wystarczające będzie doprecyzowanie kilku postanowień, uzupełnienie brakujących procedur albo dostosowanie załączników. W innych przypadkach skala zmian może jednak przemawiać za opracowaniem dokumentacji od początku.
Aktualna umowa to element bezpieczeństwa przedsiębiorstwa
Umowa sporządzona przez prawnika nie jest dokumentem, który raz przygotowany pozostaje aktualny bez względu na upływ czasu. Jej skuteczność zależy od zgodności z obowiązującymi przepisami, aktualnym orzecznictwem, modelem działalności przedsiębiorcy oraz doświadczeniami wynikającymi z praktycznego wykonywania współpracy.
Regularny audyt pozwala wykryć problemy przed powstaniem sporu, uporządkować dokumentację i ograniczyć ryzyko związane z odpowiedzialnością, płatnościami oraz zakończeniem współpracy. Koszt aktualizacji umowy jest zwykle znacznie niższy niż konsekwencje posługiwania się dokumentem, który nie odpowiada już realiom prawnym i biznesowym.
W ramach obsługi przedsiębiorców przeprowadzamy audyty obowiązujących umów, regulaminów i procedur, wskazujemy obszary wymagające zmiany oraz przygotowujemy dokumentację dostosowaną do aktualnych przepisów i rzeczywistego sposobu prowadzenia działalności.