W dniu 25 września 2024 roku wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników określone obowiązki związane z ochroną osób zgłaszających nieprawidłowości.
Kim jest sygnalista?
Sygnaliści to osoby zgłaszające lub ujawniające publicznie informacje o niezgodnych z prawem, nielegalnych, nieetycznych bądź nieuczciwych zachowaniach, uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną pracą (a więc nie zalicza się do tego np. pozyskana na forum internetowym informacja), które szkodzą przedsiębiorstwu, interesowi publicznemu lub są krzywdzące dla pewnych osób. Zgłaszanie naruszeń może nastąpić w ramach procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń, czyli w ramach rozwiązań wdrożonych przez przedsiębiorcę, zewnętrznie do organów publicznych lub w formie przekazania informacji do wiadomości publicznej.
Którzy przedsiębiorcy są objęci obowiązkiem wdrożenia rozwiązań przewidzianych przez ustawę?
Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów obowiązują wszystkich przedsiębiorców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Podkreślić należy, że do tej liczby wliczają się osoby świadczące na rzecz pracodawcy pracę zarobkową, a więc nie tylko pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale również osoby wykonujące pracę osobiście na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia czy kontraktu B2B. Jeżeli osoby współpracujące z przedsiębiorcą na podstawie ww. umów zatrudniają w celu wykonania pracy inne osoby, to nie są one wliczane do liczby osób świadczących pracę zarobkową na rzecz pracodawcy. Istnieje również grupa podmiotów, które są objęte obowiązkiem wdrożenia procedur nawet jeśli zatrudniają wyłącznie jedną osobę – są to podmioty wykonujące działalność w sektorze: usług, produktów i rynków finansowych (a więc np. biura rachunkowe), przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Oczywiście przedsiębiorca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wdrożyć procedury dotyczące ochrony sygnalistów dobrowolnie.
Jakie obowiązki nakłada na przedsiębiorców ustawa?
Przedsiębiorcy muszą przede wszystkim opracować i przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, stworzyć kanały zgłoszeniowe, zapewnić odpowiednią ochronę sygnalistów, dbanie o ich poufność, a następnie przeprowadzać starannie i wnikliwie postępowania wyjaśniające, a także prowadzić rejestr zgłoszeń. Ustawa o ochronie sygnalistów zawiera szereg obszarów, w których naruszenia należy zgłaszać (m.in. korupcja, zamówienia publiczne, usługi, produkty i rynki finansowe, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, ochrona konsumentów ochrona prywatności i danych osobowych czy konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela), a przedsiębiorca może dobrowolnie rozszerzyć procedurę o dodatkowe obszary, łącząc wymagania ustawowe z posiadanymi kodeksami postępowania/etyki, politykami, procedurami i wytycznymi. Przed oficjalnym ogłoszeniem i przyjęciem procedury niezbędne jest także skonsultowanie jej z pracownikami.
Właściwe przygotowanie procedury, a następnie jej przestrzeganie jest niezwykle istotne, gdyż sygnalista, na którego zgłoszenie wewnętrzne nie zostanie udzielona informacja zwrotna i nie zostaną podjęte stosowne działania w przewidzianym przez procedurę terminie może dokonać ujawnienia publicznego (czyli podać sprawę do wiadomości publicznej) i objęty jest ochroną ustawową (w stosunku do niego obowiązuje zakaz podejmowania działań odwetowych – takie działanie jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności nawet do lat 3, zakaz ujawniania tożsamości sygnalisty). Takie ujawnienie publiczne może wywołać szereg negatywnych skutków dla przedsiębiorstwa, od narażenia się na kontrolę organów państwowych, po utratę zaufania do przedsiębiorstwa na rynku.
Jak widać, wdrożenie procedur przewidzianych przez ustawę o ochronie sygnalistów jest niezwykle istotne, dlatego przygotowanie niezbędnej dokumentacji warto powierzyć doświadczonemu prawnikowi.