Doręczenia elektroniczne mają w najbliższym czasie stać się standardem w komunikacji z organami władzy publicznej. Na ten moment jednak znajdujemy się w „okresie przejściowym”, charakteryzującym się pewną dozą chaosu wynikającą z częstych przesunięć terminów i zmian obowiązujących przepisów, dlatego też w niniejszym wpisie zawarte zostały najważniejsze terminy i informacje dotyczące przedsiębiorców, obowiązujące na dzień 29 grudnia 2023 roku.
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to usługa elektroniczna, która ma na celu zastąpienie tradycyjnych listów poleconych służących do wymiany korespondencji pomiędzy przedsiębiorcami a organami administracji (urzędami). Celem jej wdrożenia jest ułatwienie i usprawnienie komunikacji, a także zwiększenie jej bezpieczeństwa. Docelowo z tej formy korespondencji korzystać mają wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy i zawody zaufania publicznego.
Od kiedy?
Wdrożenie systemu e-doręczeń odbywać się będzie etapami, zgodnie z harmonogramem wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych. Od 1 października 2024 roku zobowiązane do jego stosowania będą m.in. organy administracji rządowej, ZUS, KRUS, NFZ, jednostki samorządu terytorialnego, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Harmonogram przewiduje kilka dat wprowadzenia ww. obowiązku dla przedsiębiorców, w zależności od daty wpisu do odpowiedniego rejestru:
przedsiębiorcy wpisywani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG):
• składający wniosek o wpis do CEIDG po 31 grudnia 2023 roku – od 1 stycznia 2024 roku, co oznacza, że „nowy przedsiębiorca” od razu będzie podlegał obowiązkowi,
• do 31 stycznia 2023 roku, jeśli zmienią coś w CEIDG od 30 września 2025 roku do 30 września 2026 roku – od momentu dokonania zmiany,
• przed 31 grudnia 2023 roku, jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 roku do dnia 30 września 2026 roku – od 1 października 2026 roku.
przedsiębiorcy wpisywani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS):
• od 30 grudnia 2023 roku – od dnia 1 października 2024 roku,
• przed 30 grudnia 2023 roku – od 1 stycznia 2025 roku.
Niezbędne działania
Aby móc korzystać z systemu e-doręczeń, przedsiębiorcy muszą założyć adres e-mail lub skorzystać z dotychczas posiadanego adresu i wpisać go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), gdzie weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu. BAE to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-doręczeń. Następnie, po pozytywnej weryfikacji wniosku o wpis Minister Cyfryzacji tworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a przedsiębiorca otrzyma na podany we wniosku adres e-mail wiadomość z instrukcją aktywowania adresu do e-doręczeń. Po aktywacji, adres do e-doręczeń zostanie wpisany do bazy BAE. Należy także pamiętać, że przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki.
Jak widać powyżej, wdrożenie systemu e-doręczeń w przedsiębiorstwie może chwilę potrwać, dlatego rekomendujemy podjęcie niezbędnych działań w najbliższym czasie i nieodkładanie ich na ostatnią chwilę.