Umowa o zachowaniu poufności (ang. non-disclosure agreement, NDA) – jak sama nazwa sugeruje – dotyczy określonej kategorii informacji, których z różnych względów nie chcielibyśmy ujawniać w stosunkach zewnętrznych. Takimi informacjami mogą być np. informacje o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, know – how, informacje prawne, gospodarcze, techniczne. W jaki sposób skutecznie chronić tego typu dane, mające dla nas szczególne znaczenie?
Umowa o poufności
Przydatną w tym względzie może się okazać umowa o poufności. Jest to odrębna umowa, która powinna zawierać szczegółowe wyliczenie informacji objętych tajemnicą. Wyliczenie to powinno być bardzo precyzyjne, tak aby nie nasuwało wątpliwości co do tego, które informacje kontrahent, czy też pracownik powinien zachować dla siebie i wykorzystywać je wyłącznie w celu realizacji umowy. Nie jest jednak powiedziane, iż informacje poufne nigdy nie będą podlegały ujawnieniu. Są sytuacje, gdy należy również takie informacje ujawnić, np. na żądnie prokuratora, czy innego uprawnionego podmiotu. W takiej sytuacji powoływanie się na umowę o poufności będzie bezskuteczne, a obowiązek ujawnienia tych danych nie odpadnie.
Zaznaczyć należy, że w umowie NDA można z góry wskazać okres, przez który strony będą zobowiązane do zachowania w tajemnicy powziętych informacji, lecz można również zastrzec taki obowiązek na czas nieokreślony, niezależnie od czasu obowiązywania umowy głównej. W umowie NDA należy również wskazać, jakie środki stosujemy w celu ochrony informacji poufnych. W praktyce często informacje poufne są mylone z tajemnicą przedsiębiorstwa, jednakże należy podkreślić, iż te dwa pojęcia nie są tożsame. Zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przez tajemnicę przedsiębiorstwa należy rozumieć informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich poufności.
Nie znajdziemy definicji legalnej informacji poufnych. Znaczenie tego pojęcia jest szersze od tajemnicy przedsiębiorstwa. Informacjami poufnymi są wszystkie informacje, które mają dla przedsiębiorcy szczególną wartość i które z różnych powodów chce chronić. Informacje, które mają zostać objęte tajemnicą przedsiębiorstwa muszą spełnić określone w ustawie kryteria, natomiast uznanie danej informacji za informację poufną zależy od indywidulanej decyzji podmiotu, od którego informacja pochodzi.
Umowa NDA – na co uważać
Chcąc dobrze zabezpieczyć informacje poufne, warto w umowie NDA zawrzeć postanowienie o wymogu uzyskania zgody przy każdorazowym posłużeniu się informacjami poufnymi, czy przekazaniu tych informacji na żądanie uprawnionego organu. W umowie NDA warto zamieścić również postanowienia o karach umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z umowy. Należy także precyzyjnie określić, czy za naruszenie poufności w różny sposób będzie obowiązywała taka sama kara umowna, czy każdy przypadek naruszenia będzie obarczony karą umowną w innej wysokości.
W umowie NDA można zawrzeć także postanowienie, iż w przypadku naruszenia umowy zobowiązującej do poufności strona, która poniosła szkodę będzie uprawniona do odstąpienia od umowy głównej ze skutkiem natychmiastowym. W umowie NDA warto również szczegółowo wymienić, jakie informacje są poufne oraz jakie działania będą traktowane jako naruszenie poufności.
Często pojawia się pytanie, czy muszę zawierać dodatkową umowę, czy klauzulę o poufności mogę zawrzeć w umowie głównej. Otóż umowa NDA nie jest obowiązkowa, jednakże w przypadku przedsiębiorców o rozbudowanych stosunkach gospodarczych taka umowa zapewni szerszą ochronę, aniżeli zwięzła, składająca się tylko z najważniejszych informacji klauzula o poufności.
Przy konstruowaniu umowy warto skorzystać z konsultacji z prawnikiem, aby poszczególne postanowienia umowy nie tylko nadawały się do wykonania, ale także chroniły interes podmiotu, któremu zależy na poufności.
Podobne wpisy: